De uitdaging
De Gemeente Gavere nam haar gemeentehuis net voor de COVID crisis grondig onder handen. Het oude gemeentehuis werd volledig gerenoveerd en er werd een nieuw deel toegevoegd met daarin een nieuwe raadszaal, werkplekken, vergaderzalen, loketten en spreeklokalen. De crisis had een stevige impact op de werking van de Steden en Gemeenten in België. Naast het toegenomen thuiswerk, komen de burgers steeds meer op afspraak in plaats van aan te schuiven aan een balie. De verregaande digitalisering heeft dit effect nog versterkt.
Gavere vroeg aan brainmove om de huidige werking van het gemeentehuis grondig onder de loupe te nemen, het gebruik van de werk- en onthaalomgeving te onderzoeken en ook een visie te ontwikkelen voor de toekomst.
Onze aanpak
Aan de hand van interviews, bezettingsmetingen, profielbepalingen en verschillende workshops bracht brainmove het gebruik van de huidige werkomgeving in kaart. We combineerden kwalitatieve en kwantitatieve data om een strategisch plan voor de Gemeente te ontwikkelen en terwijl pragmatische quick wins te formuleren. Deze hadden als doelstelling om op korte termijn enkele knelpunten op te lossen.
Het was ook de wens van Gavere om een visie op 25 jaar voor de dienstverlening door de Gemeente te ontwikkelen. Hiervoor organiseerden we een “moonshot” oefening. Tijdens een brainstorm met het Management Team, de Burgemeester en vier externe experten uit andere Steden en Gemeenten, gingen we aan de slag om deze toekomstprojectie te maken. brainmove is gecertifieerd in de Lego Serious Play methodiek en deze is ideaal om een focusgroep aan de hand van metaforen en storytelling tot nieuwe en diepgaande inzichten te brengen. Tijdens deze zeer creatieve en interactieve sessie, bouwden de deelnemers samen, stap voor stap aan een gedeeld “landschap”. Een krachtig systeem, inclusief de beïnvloedende en verbindende factoren, dat kan dienen als basis voor de ontwikkeling van de toekomstige dienstverlening.
Resultaat
Via de aanpak van brainmove beschikt Gavere over een concreet stappenplan om op korte termijn de werkplek bij te sturen. Deze nieuwe strategie werd ontwikkeld via een participatief traject en werd gebaseerd op objectieve data en pragmatische quick wins. De Gemeente ontwikkelde ook een “out-of-the-box” visie op de evolutie van de dienstverlening op lange termijn.
