De uitdaging
Verzekeraar Amma werd geconfronteerd met een werkomgeving die niet langer aansloot bij het reële gebruik, de ambities en de evolutie van de samenwerking. De ruimtes ondersteunden onvoldoende de behoefte aan samenwerking, concentratie en de gewenste flexibiliteit van de teams.
Vooraleer een vastgoedbeslissing te nemen, was het noodzakelijk om een objectieve analyse te maken van de noden, een fijnmazig inzicht te verwerven in het gebruik, de reële bezettingsgraad van de ruimtes te meten en een duidelijk kader te definiëren voor een toekomstige werkomgeving in lijn met een new way of working (NWOW). De uitdaging was dubbel: een structurerende strategische beslissing nemen (blijven of verhuizen) en tegelijk de betrokkenheid van medewerkers verzekeren bij een werkmodel gebaseerd op activity based working.
Onze aanpak
Brainmove ontwikkelde een werkplekstrategie op maat voor Amma. We combineerden een activiteitenanalyse met een bezettingsmeting van de werkplekken en diepgaande interviews met de teams om hun noden, samenwerkingsvormen en operationele uitdagingen te begrijpen.
Deze pragmatische aanpak bracht de structurele beperkingen van de bestaande omgeving duidelijk in kaart. Op basis hiervan leverden wij een doorslaggevende expertise bij de keuze van het gebouw. Het ging niet louter om het selecteren van een beschikbaar pand, maar om het beoordelen van gebouwen op basis van duidelijke criteria: het vermogen om Activity Based Working te ondersteunen, de flexibiliteit van de vloerplaten, de leesbaarheid van circulaties, het groeipotentieel in de tijd en de aansluiting bij werkritmes en teamdynamieken. Onze rol bestond erin om organisatorische en functionele behoeften te vertalen naar concrete vastgoedeisen, zodat een coherente, duurzame en strategisch verankerde keuze kon worden gemaakt.
De begeleiding werd voortgezet tijdens de volledige verhuis, met bijzondere aandacht voor het changemanagement. Gebruikerstrainingen bereidden de teams voor op hun nieuwe omgeving en op de concrete toepassing van de principes van Activity Based Working.
Het resultaat
De studie toonde duidelijk aan dat een verhuis noodzakelijk was en borgde een belangrijke strategische beslissing voor de organisatie. Het nieuwe gebouw, gekozen op basis van een grondige analyse van gebruik en werkbeperkingen, ondersteunt vandaag volledig de ingevoerde new way of working (NWOW).
Medewerkers beschikken over een flexibele, duidelijke en op hun dagelijkse activiteiten afgestemde werkomgeving. Dankzij de veranderbegeleiding en de opleidingen verliep de toe-eigening van de ruimtes snel, coherent en duurzaam.
