Profielanalyse is een essentiële methodiek binnen werkplekstrategie. Waar bezettingsmetingen inzicht geven in het huidige gebruik van een werkomgeving, richt profielanalyse zich op de toekomstige manier van werken.
Het doel is te begrijpen welke activiteiten medewerkers in een nieuwe werkomgeving zullen uitvoeren en welke ruimtelijke ondersteuning daarvoor nodig is. De profielanalyse brengt dus niet de as-is-situatie in kaart, maar helpt om de to-be-situatie te definiëren.
Voor een werkplekstrateeg vormt dit een cruciale stap om een werkplekconcept te ontwikkelen dat aansluit bij de werkpraktijk van de organisatie.
Wat analyseren we concreet?
Een profielanalyse vertrekt vanuit de activiteiten die medewerkers uitvoeren wanneer zij op kantoor werken. De centrale vraag is daarbij: wat komen mensen effectief doen in de werkomgeving?
We brengen onder meer in kaart:
- De verschillende activiteiten die medewerkers uitvoeren
- De verhouding tussen concentratiewerk en interactie
- De mate van mobiliteit en aanwezigheid op kantoor
- De variatie tussen teams en functies
- De manier waarop activiteiten verdeeld zijn over een werkweek
Deze activiteiten worden via een participatieve methodiek geregistreerd en vertaald naar percentages. Op basis van deze data worden gebruikersprofielen opgesteld die het toekomstige werkgedrag beschrijven.
Participatieve methodiek
De profielanalyse gebeurt via een gestructureerde workshopaanpak waarbij teams actief betrokken worden. Meestal worden deze workshops georganiseerd via de leidinggevenden van de teams.
Tijdens deze sessies bespreken medewerkers:
- Welke activiteiten zij uitvoeren
- Hoe vaak deze activiteiten voorkomen
- Welke ruimtelijke ondersteuning daarvoor nodig is
De verzamelde informatie wordt vervolgens geanalyseerd en vertaald naar concrete werkprofielen. Door medewerkers rechtstreeks te betrekken ontstaat niet alleen waardevolle data, maar ook draagvlak voor het toekomstige werkconcept.
Profielen op maat van de organisatie
Hoewel bepaalde profielen in veel organisaties terugkomen, wordt de analyse steeds afgestemd op de specifieke context van de klant.
Typische profielen die vaak voorkomen zijn bijvoorbeeld:
- Sedentaire profielen
- Nomadische profielen
- Polyvalente profielen
Daarnaast zijn er steeds contextspecifieke profielen. In een stad of gemeente kunnen dat bijvoorbeeld baliewerkers of consulenten zijn. In een onderwijsomgeving kan het verschil groot zijn tussen lesgevers en onderzoekers. In een laboratoriumomgeving ontstaan opnieuw andere profielen.
De methodiek brengt deze diversiteit systematisch in kaart.
Van profiel naar ruimtelijke vertaling
De resultaten van de profielanalyse worden rechtstreeks vertaald naar de toekomstige werkomgeving.
Op basis van de data kunnen we onder meer bepalen:
- Welke types werkplekken nodig zijn
- De juiste mix van concentratie- en interactieruimtes
- Het aantal primaire en secundaire werkplekken
- De werkplekratio’s per team of per profiel
Deze berekeningen vormen een belangrijke basis voor de werkplekspecificaties en het verdere ontwerp van de werkomgeving.
Toepasbaar in diverse contexten
De profielanalyse kan toegepast worden in uiteenlopende organisaties, zoals:
- Kantooromgevingen
- Publieke organisaties en lokale besturen
- Onderwijsinstellingen
- Onderzoeks- en laboratoriumomgevingen
- Private ondernemingen
De methodiek wordt telkens aangepast aan de specifieke werkprocessen en activiteiten van de organisatie.
Het risico van ontwerpen zonder profielanalyse
Organisaties die een werkplekconcept ontwikkelen zonder profielanalyse nemen een aanzienlijk risico. Zonder inzicht in toekomstige activiteiten bestaat de kans dat ruimtes worden ontworpen die niet aansluiten bij de manier waarop mensen werkelijk werken.
Het gevolg kan zijn dat werkplekken verkeerd gedimensioneerd worden, dat de ruimtemix niet klopt of dat medewerkers zich niet ondersteund voelen in hun dagelijkse activiteiten. Een profielanalyse voorkomt dat organisaties blind navigeren. Ze biedt een datagedreven basis om een werkomgeving te ontwikkelen die effectief aansluit bij het gedrag en de noden van de organisatie.
