Veel organisaties beschikken over een uitgebreide portefeuille aan gebouwen. Dit geldt bijvoorbeeld voor universiteiten, overheidsdiensten, steden en grote organisaties met meerdere sites. Vaak is deze portefeuille historisch gegroeid, waardoor gebouwen sterk van elkaar verschillen in kwaliteit, ligging, duurzaamheid en geschiktheid voor moderne werkvormen.
Een portfolioanalyse helpt organisaties om een strategische visie te ontwikkelen op hun volledige vastgoedportefeuille. Het doel is om te bepalen welke gebouwen in de toekomst behouden, gerenoveerd of afgestoten moeten worden.
Voor organisaties die hybride werken introduceren of hun werkomgeving willen moderniseren, is dit een cruciale oefening.
Wat analyseren we concreet?
De portfolioanalyse onderzoekt in welke mate elk gebouw binnen de portefeuille geschikt is om de toekomstige werking van de organisatie te ondersteunen.
Daarbij bekijken we onder meer:
- De bezetting van gebouwen
- Het huidige gebruik van werkplekken en ruimtes
- De compatibiliteit van het gebouw met moderne werkplekconcepten
- De aanwezigheid en mix van verschillende ruimtefuncties
- De ligging en bereikbaarheid van de site
Een belangrijk aandachtspunt is de vraag of een gebouw geschikt is voor hedendaagse werkvormen zoals activity-based working. Niet elk gebouw kan immers op een efficiënte manier worden aangepast aan nieuwe werkconcepten.
Daarnaast bekijken we ook in welke mate gebouwen aangepast kunnen worden aan toekomstige noden van de organisatie, bijvoorbeeld wanneer teams anders gaan samenwerken of wanneer nieuwe vormen van hybride werken geïntroduceerd worden.
Inzetmoment binnen het traject
Portfolioanalyses maken meestal deel uit van een bredere strategische studie rond de toekomst van de werkomgeving en de vastgoedportefeuille.
Ze worden vaak uitgevoerd wanneer organisaties:
- Hun vastgoedstrategie willen herbekijken
- Meerdere locaties willen rationaliseren
- Hybride werken introduceren
- Investeringen in renovatie of nieuwbouw overwegen
De analyse kan betrekking hebben op een beperkt aantal gebouwen, maar ook op uitgebreide portefeuilles met tientallen sites.
Gebruik van verschillende analysetechnieken
Voor elk gebouw binnen de portefeuille voeren we een grondige analyse uit op basis van verschillende databronnen, zoals:
- Bezettingsmetingen
- Profielanalyses van gebruikers
- Behoeftenanalyses van teams
- Mobiliteitsanalyses rond bereikbaarheid
- Gegevens over oppervlakte, werkplekken en ruimtetypes
Daarnaast worden workshops georganiseerd met gebruikers en stakeholders om inzicht te krijgen in de werking van de organisatie en de specifieke noden van teams.
Op basis van deze informatie kunnen we een uitspraak doen over de geschiktheid van elk gebouw in functie van de toekomstige strategie.
Samenwerking met gespecialiseerde partners
De analyse van een vastgoedportefeuille omvat vaak ook technische en duurzaamheidsaspecten van gebouwen. Voor deze onderdelen werkt brainmove samen met gespecialiseerde partners.
Dit kunnen onder meer zijn:
- Architecten
- Ingenieurs en technische experts
- Specialisten in duurzaamheidsanalyse van gebouwen
- Real estate partners die meedenken over toekomstige vastgoedoplossingen
Op die manier kunnen organisaties via één geïntegreerde aanpak zowel inzicht krijgen in het gebruik en de geschiktheid van hun gebouwen als in de technische en duurzame haalbaarheid van renovatie- of nieuwbouwscenario’s.
Van gebouwanalyse naar portfoliostrategie
De inzichten uit de analyse maken het mogelijk om verschillende strategische opties te formuleren voor de volledige portefeuille.
Zo kan bijvoorbeeld duidelijk worden:
- Welke gebouwen geschikt zijn voor toekomstige werkplekconcepten
- Welke gebouwen best gerenoveerd worden
- Welke gebouwen beter afgestoten worden
- Of centralisatie van diensten in bepaalde gebouwen mogelijk is
In sommige gevallen kan zelfs blijken dat renovatie minder interessant is dan nieuwbouw of dat een concentratie van activiteiten op minder locaties strategisch voordeliger is.
Benchmarking en integratie met mobiliteit
Door ervaring met gelijkaardige projecten kunnen ook benchmarks worden toegepast. Daarnaast kan de portfolioanalyse gekoppeld worden aan mobiliteitsanalyses om de bereikbaarheid van gebouwen beter te begrijpen.
Deze combinatie helpt organisaties om gebouwen niet alleen vanuit infrastructuur te beoordelen, maar ook vanuit het perspectief van gebruikers en mobiliteit.
Toepasbaar in diverse contexten
Portfolioanalyses worden vooral uitgevoerd bij organisaties met meerdere gebouwen of sites, zoals:
- Universiteiten en onderwijsinstellingen
- Steden en lokale besturen
- Overheidsdiensten
- Grote ondernemingen met meerdere kantoren
De analyse kan betrekking hebben op enkele gebouwen, maar ook op grote portefeuilles met tientallen of zelfs honderden sites.
Het risico van werken zonder portfoliostrategie
Organisaties die hun vastgoedportefeuille niet strategisch analyseren, lopen het risico dat investeringen versnipperd gebeuren. Gebouwen die eigenlijk geen toekomstperspectief hebben, worden dan toch gerenoveerd of verder gebruikt.
Dit leidt vaak tot hoge kosten en inefficiënt gebruik van middelen. Bovendien kan het gebeuren dat beslissingen vooral gestuurd worden door lokale belangen in plaats van door een overkoepelende strategie.
Een portfolioanalyse helpt om deze valkuilen te vermijden en ondersteunt organisaties bij het ontwikkelen van een langetermijnstrategie voor hun gebouwen, waarbij productiviteit, welzijn en duurzaamheid centraal staan.
