In een gedeelde werkomgeving zijn ongeschreven regels, of normen, onvermijdelijk. De vraag is of ze organisch en ongelijk groeien, of dat ze bewust en samen worden geformuleerd. Gedragsafspraken, of ‘charters’, maken impliciet verwacht gedrag expliciet en creëren een gemeenschappelijk kader voor het werken in een gedeelde werkomgeving. Niet als opgelegde regels, maar als een collectief gedragen kompas.
Charters zijn bijzonder relevant in activity-based werkomgevingen, waar gedeeld gebruik van ruimtes nieuwe gedragsafspraken vereist die niet iedereen vanzelfsprekend vindt. Ze worden ontwikkeld op basis van de definitieve plannen in de maanden voor het verhuis.
Participatief en op maat
Charters worden in principe niet top-down opgelegd. We werken via participatieve workshops waarbij medewerkers zelf nadenken over de gewenste gedragsnormen. Dat gebeurt typisch met een groep ambassadeurs die een dwarsdoorsnede vormen van verschillende teams en functies. Zij brengen de noden vanuit de breedte van de organisatie in, en dragen de afspraken achteraf ook actief uit.
De scope van het charter volgt altijd de logica van het gedeelde gebruik: wie dezelfde ruimte deelt, heeft dezelfde gedragsafspraken nodig. In de meeste gevallen worden charters daarom op organisatieniveau opgesteld, maar ze kunnen ook per team of afdeling worden uitgewerkt, afhankelijk van de specifieke situatie van de klant.
Typisch leggen charters vast hoe de verschillende types werkplekken, stille vs. interactieve zones, vergaderruimtes en informele ruimtes gebruikt worden.
De proceservaring is minstens even waardevol als het eindresultaat
brainmove werkt met beproefde templates die het gesprek structureren en deelnemers helpen om hun input georganiseerd in te brengen. Inspiratie vanuit best-practices en observaties in andere organisaties helpt daarbij om het denkkader te verbreden. Maar de inhoud van het charter wordt steeds door de organisatie zelf bepaald. Medewerkers die mee hebben nagedacht over de afspraken, voelen zich er ook meer door aangesproken en zijn eerder geneigd ze na te leven. Het charter kan nadien ook worden gebruikt bij de onboarding van nieuwe medewerkers en als referentiekader bij discussies over het gebruik van de ruimte.
Het risico van een omgeving zonder gedragsafspraken
Zonder charters ontstaan in elke nieuwe werkomgeving ongeschreven regels en gewoontes die niet voor iedereen gelijk zijn. Dit leidt tot frustraties, onbegrip en suboptimaal gebruik van de ruimte. De kans is groot dat dominante gedragspatronen uit de oude situatie zich ook in de nieuwe omgeving doorzetten, wat het potentieel van het nieuwe werkplekconcept ondermijnt.
