De uitdaging
In een context van veranderende werkvormen wilde PwC beschikken over een objectieve en feitelijke visie op het reële gebruik van zijn hoofdkantoor in Machelen. De vragen waren concreet: hoe worden de verschillende types ruimtes daadwerkelijk gebruikt? Welke ruimtes zijn over- of onderbezet? Op welke momenten treden pieken of dalen in bezetting op?
De uitdaging was zowel organisatorisch als financieel. Organisatorisch, omdat een fijnmazig inzicht in het ruimtegebruik toelaat de werkomgeving af te stemmen op de reële noden en het gedrag van teams. Financieel, omdat objectieve bezettingsdata het mogelijk maken om oppervlaktegebruik, ruimtetypologieën en investeringen bij te sturen, zonder te steunen op percepties of gewoontes. Het doel was de verdere evolutie van de werkomgeving te onderbouwen met meetbare en bruikbare data.
Onze aanpak
Om deze doelstelling te realiseren, stelden wij PwC onze bezettingsanalysetool braincount ter beschikking. De plannen van het gebouw werden verdieping per verdieping geïntegreerd in het platform, wat een gestructureerde en gedetailleerde analyse van de verschillende werkruimtes mogelijk maakte.
Met behulp van een tablet voerden opgeleide observatoren dagelijks meerdere metingen uit in het gebouw om de reële bezetting van werkposten en andere ruimtes te registreren. De intuïtieve en flexibele tool liet toe deze observaties autonoom uit te voeren, met begeleiding van brainmove gedurende de volledige meetperiode.
De metingen gebeurden over een representatieve periode van drie weken, bepaald in overleg met de klant. Heldere voorafgaande communicatie zorgde voor transparantie ten aanzien van de medewerkers. Na afloop van de meetfase werden alle data verwerkt en geanalyseerd, waarbij ruwe observaties werden vertaald naar heldere en gestructureerde inzichten.
Het resultaat
De opdracht resulteerde in een duidelijke en visuele rapportering van de reële gebouwbezetting. PwC beschikt voortaan over een objectief overzicht van het ruimtegebruik: meest en minst gebruikte ruimtetypes, gemiddelde bezettingsgraden en een visualisatie van piek- en dalmomenten.
De analyse toont de verhouding tussen het aantal beschikbare werkposten en het reële aantal aanwezige medewerkers, waardoor kan worden beoordeeld of de omgeving overgedimensioneerd, ondergedimensioneerd of correct gekalibreerd is.
Dankzij de integratie van de plannen in braincount en de analyse van de verzamelde data kon PwC gefundeerde beslissingen nemen over het beheer en de toewijzing van de verschillende verdiepingen, rekening houdend met de gemeten bezettingsgraden en het reële gebruik. Deze aanpak leidde tot een optimaler gebruik van het gebouw en een sterkere afstemming tussen ruimtelijke organisatie en dagelijkse werkpraktijken.
