De uitdaging
De gemeente Lievegem ontstond uit de fusie van de deelgemeenten Lovendegem, Waarschoot en Zomergem. Hoewel er reeds plannen bestonden voor een nieuw administratief gebouw in Lovendegem, waren deze ontwikkeld vóór de fusiecontext. Hierdoor sloot het gebouw onvoldoende aan bij de nieuwe organisatorische realiteit.
De gemeentelijke diensten waren verspreid over verschillende locaties, wat leidde tot beperkte samenwerking, versnipperde kennisdeling en een gebrek aan een geïntegreerde organisatiecultuur. Tegelijk was er de ambitie om over te schakelen naar activiteitengebonden werken, wat een fundamentele gedragsverandering vraagt van medewerkers en leidinggevenden.
De centrale vraag was dan ook hoe de verschillende diensten en teams geïntegreerd konden worden in één gebouw, op een manier die samenwerking versterkt, rekening houdt met diverse werkbehoeften en de bredere fusieambitie ondersteunt.
Aanpak van brainmove
brainmove startte met een diepgaande analysefase, gebaseerd op een combinatie van profielanalyses, bezettingsmetingen en interactieve workshops. Deze inzichten maakten het mogelijk om een onderbouwd werkplekconcept te ontwikkelen dat afgestemd is op de activiteiten, noden en dynamieken van de verschillende diensten.
Parallel werd een functionele analyse uitgevoerd op de bestaande bouwplannen. Hierbij werd onderzocht hoe het gebouw kon worden geoptimaliseerd tot een gedifferentieerde werkomgeving met ruimte voor samenwerking, focus, overleg en vertrouwelijkheid.
In een tweede fase begeleidde brainmove de ontwikkeling van een gedragen visie op samenwerking en werkomgeving, expliciet gekoppeld aan het fusieverhaal van Lievegem. De werkplek werd hierbij ingezet als strategisch instrument om integratie en samenwerking te versterken.
Vervolgens werd een uitgebreid verandertraject opgezet. Dit omvatte onder andere user training, het co-creëren van gedragsafspraken met een ambassadeursgroep en een leiderschapstraject om leidinggevenden te ondersteunen in hun nieuwe rol binnen een activiteitengebonden werkomgeving.
Daarnaast werd sterk ingezet op interne communicatie, met als doel het creëren van awareness en betrokkenheid. Via een mix van intranet, brochures, infosessies en inspiratiesessies werden medewerkers geïnformeerd en meegenomen in de impact van de verandering.
Tot slot begeleidt brainmove de communicatie rond de verhuis en wordt een evaluatiefase voorzien om de impact op samenwerking, gebruik en gedrag structureel in kaart te brengen.
Resultaat
De integratie van de verschillende diensten in één gebouw vormt een hefboom voor intensere samenwerking en kennisdeling. Medewerkers vinden elkaar makkelijker, bouwen nieuwe relaties op en ontwikkelen een beter inzicht in elkaars expertise.
De nieuwe werkomgeving ondersteunt verschillende werkvormen en stimuleert doelgericht gedrag, wat bijdraagt aan een efficiëntere en meer flexibele organisatie.
Op organisatieniveau resulteert dit in een sterker geïntegreerde cultuur, die aansluit bij de fusieambitie van Lievegem. De werkplek fungeert hierbij niet enkel als fysieke omgeving, maar als katalysator voor structurele gedragsverandering en duurzame samenwerking.
