De uitdaging
In het kader van een verhuistraject en met het oog op een evolutie van de activiteiten en processen, wilde IRISnet het gebruik van de werkruimtes verduidelijken en aanpassen. De noden waren meervoudig: individuele werktijd beter ondersteunen, uitwisseling tussen functies faciliteren en een gestructureerd werkkader garanderen dat aansluit bij de operationele vereisten van de organisatie. Bepaalde confidentiële processen vroegen bovendien bijzondere aandacht in de organisatie van ruimtes en circulatie, zonder de globale werking te verzwaren. De doelstelling was de definitie van een breed gedragen en evolutief werkkader.
Onze aanpak
brainmove vertrok vanuit een grondige analyse van het reële gebruik van de werkomgeving, waarbij de activiteiten van de teams het uitgangspunt vormden in plaats van de bestaande toestand. Via gerichte analyses, observaties en gesprekken met gebruikers, brachten we de verschillende activiteiten inclusief de noodzakelijke interacties in kaart.
Deze diepgaande inzichten maakten het mogelijk om een duidelijke ruimtelijke organisatie te definiëren, opgebouwd rond eenvoudige principes: leesbare circulatie, coherentie tussen activiteiten en ruimtes, expliciete gebruiksregels. Deze reflectie werd vertaald in een concreet werkconcept, geïntegreerd in de inrichting van het nieuwe gebouw en ondersteund door een change management-traject dat gericht was op het afstemmen van gedrag en gebruik op het nieuwe kader.
Het resultaat
IRISnet beschikt vandaag over een gestructureerde en coherente werkomgeving die rechtstreeks aansluit bij haar professionele praktijken. De ruimtes ondersteunen de diversiteit aan activiteiten, de circulatie is intuïtief en afgestemd op de omgang met gevoelige data. Er is ook een duidelijke scheiding tussen zones voor medewerkers en ruimtes toegankelijk voor bezoekers, waardoor bezoekers in een professioneel en gecontroleerd kader kunnen worden ontvangen zonder de interne werking te verstoren.
De teams vonden snel hun weg in deze nieuwe omgeving, die operationele efficiëntie, organisatorische helderheid en optimale arbeidsomstandigheden combineert.
