Profielanalyse is een essentiële methodiek binnen werkplekstrategie. Waar bezettingsmetingen inzicht geven in het huidige gebruik van een werkomgeving, richt profielanalyse zich op de toekomstige manier van werken.
Het doel is te begrijpen welke activiteiten medewerkers in een nieuwe werkomgeving zullen uitvoeren en welke ruimtelijke ondersteuning daarvoor nodig is. Zo helpt profielanalyse om een werkplekconcept te ontwikkelen dat aansluit bij de werkpraktijk van de organisatie en daadwerkelijk bijdraagt aan productiviteit en samenwerking.
Wat analyseren we concreet?
Een profielanalyse vertrekt vanuit de activiteiten die medewerkers uitvoeren wanneer zij op kantoor werken. De centrale vraag is: wat komen mensen effectief doen in de werkomgeving?
We brengen onder meer in kaart:
- De verschillende activiteiten die medewerkers uitvoeren
- De verhouding tussen concentratiewerk en interactie
- De mate van mobiliteit en aanwezigheid op kantoor
- De variatie tussen teams en functies
- De spreiding van activiteiten over een werkweek
Deze activiteiten worden via een participatieve methodiek geregistreerd en vertaald naar percentages. Op basis van deze data worden gebruikersprofielen opgesteld die het toekomstige werkgedrag beschrijven.
Participatieve methodiek voor betrokken teams
De profielanalyse gebeurt via een gestructureerde workshopaanpak waarbij teams actief betrokken worden, vaak georganiseerd via de leidinggevenden.
Tijdens deze sessies bespreken medewerkers:
- Welke activiteiten zij uitvoeren
- Hoe vaak deze activiteiten voorkomen
- Welke ruimtelijke ondersteuning daarvoor nodig is
De verzamelde informatie wordt geanalyseerd en vertaald naar concrete werkprofielen. Door medewerkers rechtstreeks te betrekken ontstaat niet alleen waardevolle data, maar ook draagvlak voor het toekomstige werkconcept.
Profielen op maat van de organisatie
Hoewel bepaalde profielen in veel organisaties terugkomen, wordt de analyse altijd afgestemd op de specifieke context. Typische profielen zijn bijvoorbeeld:
- Sedentaire profielen
- Nomadische profielen
- Polyvalente profielen
Daarnaast ontstaan contextspecifieke profielen, zoals baliewerkers in een gemeente, lesgevers en onderzoekers in onderwijsinstellingen, of laboratoriummedewerkers in onderzoeksomgevingen. De methodiek brengt deze diversiteit systematisch in kaart.
Van profiel naar ruimtelijke vertaling
De resultaten van de profielanalyse worden vertaald naar de toekomstige werkomgeving. Dit omvat onder meer:
- Welke types werkplekken nodig zijn
- De juiste mix van concentratie- en interactieruimtes
- Het aantal primaire en secundaire werkplekken
- Werkplekratio’s per team of profiel
Deze inzichten vormen een belangrijke basis voor werkplekspecificaties en het verdere ontwerp van de werkomgeving.
Toepasbaar in diverse contexten
Profielanalyse kan worden toegepast in uiteenlopende organisaties:
- Kantooromgevingen
- Publieke organisaties en lokale besturen
- Onderwijsinstellingen
- Onderzoeks- en laboratoriumomgevingen
- Private ondernemingen
De methodiek wordt telkens aangepast aan de specifieke werkprocessen en activiteiten van de organisatie.
Het risico van ontwerpen zonder profielanalyse
Zonder profielanalyse bestaat het risico dat werkplekken verkeerd gedimensioneerd worden, de ruimtemix niet klopt of medewerkers zich niet ondersteund voelen. Een profielanalyse biedt een datagedreven basis om een werkomgeving te ontwikkelen die effectief aansluit bij gedrag, activiteiten en noden van de organisatie.
